Branża czystości w ostatnich latach stała się sektorem, który – z uwagi na ciągły wzrost kosztów –  funkcjonuje w nieustannym procesie negocjacji, badania rynku i optymalizacji ponoszonych wydatków. Wzrost poziomu płacy minimalnej spowodował, że koszty utrzymania czystości poszybowały w górę, przy jednoczesnym braku nowoczesnych technologii, które poprawiały by produktywność i tym samym to kompensowały. Codziennością stały się zapytania ofertowe z terminem złożenia oferty za kilka dni. Niestety wiąże się z tym brak możliwości profesjonalnego podejścia do zapytania. Efekt jest taki, że oferty nie zawierają żadnej innej wartości poza niską ceną. Ta z kolei pozornie wydaje się atrakcyjna, lecz w rzeczywistości nie obejmuje wielu istotnych aspektów technologicznych, zastosowanych materiałów czy też specjalistycznego sprzętu.

Na pierwszy rzut oka nie widać powodów do niepokoju – potencjalnego klienta ucieszy to, że jego budżet został dopięty na ostatni guzik.  Jednak obiekt ulega powolnej degradacji, która z czasem uderzy we właścicieli nieruchomości ze zdwojoną siłą, generując ogromne koszty renowacji lub remontu. Warto również zaznaczyć, że stosunkowo często wybór usługodawcy dokonywany jest przez działy zakupów przy niedostatecznym wsparciu eksperckim. Skutkuje to tym, że jedynym kryterium wyboru pozostaje właśnie cena. Poza tym – ironicznie rzecz ujmując – na sprzątaniu i gotowaniu znają się wszyscy, więc po co im wsparcie eksperckie? Ludzie powszechnie uważają, że skoro potrafią posprzątać swoje mieszkanie, to potrafią również dokonać właściwego zakupu usługi sprzątania dla biura czy też Centrum Handlowego. Nic bardziej mylnego.

Wybór dostawcy usług oparty o dobrze przygotowane zapytanie, proces konsultacji, określenie potrzeb i uzgodnienie, jakiego efektu na końcu się spodziewamy, jest czasochłonne. Przy czym zabezpiecza interesy Zamawiającego. Buduje partnerstwo biznesowe oraz gwarantuje zamawiającemu, że kupuje to, czego dokładnie potrzebuje za najlepszą możliwą cenę rynkową. Najlepszą, choć  nie najniższą . Moje dotychczasowe doświadczenia zawodowe wielokrotnie pokazały, że na etapie sprzedaży warto poświęcać czas na projekty, które już od samego początku  prowadzone są profesjonalnie gdy klient traktuje dostawcę usług niczym partnera i eksperta, który słucha, odpowiada na pytania, pozwala rozwiewać wątpliwości i jest otwarty na dialog oraz nowe spojrzenie na usługę.

W takim podejściu obowiązuje zasada, jak w starym żołnierskim powiedzeniu:  „Im więcej potu na ćwiczeniach, tym mniej ofiar w boju”. Przy tak przeprowadzonym procesie wyboru dostawcy możemy być niemal pewni, że dostawca usługi wie, na jaki projekt się decyduje, zna ryzyka i oczekiwania oraz że nie będzie zaskoczony w procesie uruchomienia i realizacji usługi. Możemy tak przeprowadzony proces nazwać dialogiem technicznym lub po prostu „profesjonalnym procesem zakupowym usług”. Pozostaje pytanie: Czy branży FM zależy na tak złożonych i czasochłonnych procesach sprzedaży usług, czy może na szybkim zasypaniu rynku ofertami w nadziei, że dzięki zrządzeniu losu część ich usług wyląduje w portfelu zamówień jednej czy drugiej firmy. A jakość? Jakoś to będzie…

Źródło publikacji i grafiki: Magazyn "Obiekty" wydanie 10/2023: Usługi i technologie , Utrata bioróżnorodności (całe wydanie)

Krzysztof Patroniak

Wiceprezes Zarządu ds. Operacyjnych/ Dyrektor Zarządzający w Klüh Facility Services Sp. z o.o.

Krzysztof Patroniak odpowiada w Klüh Facility Services Sp. z o.o. za realizację usług i rozwój portfela klientów. Bezpośrednio odpowiada za wdrażanie nowych technologii wspierających działania struktur operacyjnych Klueh, jak również optymalizację procesów wewnętrznych firmy. Zanim dołączył do zespołu Klueh, zdobywał doświadczenia w firmach usługowych z branży FM i Security, gdzie pełnił funkcje managerskie w obszarze operacji i sprzedaży.