Geneza innowacyjnych rozwiązań

Jednym z istotnych wymagań każdego klienta jest, jak można się domyślać, optymalizacja kosztów przy zachowaniu odpowiedniego poziomu jakości. Aby z powodzeniem przeprowadzić efektywne dla firmy działania optymalizacyjne, niezbędna jest analiza danych, dość utrudniona, jeżeli chodzi o serwis dzienny, gdzie zapis dotyczyć ma określonego przedziału czasowego. W praktyce oznacza to po prostu konieczność przebywania w pomieszczeniach, bieżącego sprawdzania stanu czystości, a także, co obecnie szczególnie istotne – dezynfekcji. Do tej pory zwyczajowo stosowanym rozwiązaniem było wykupienie pakietu godzin, co jednak wiązało się z problemem dokładnego określenia ich optymalnej liczby. W odpowiedzi na tę potrzebę powstał system Qusec – system zarządzania usługą utrzymania czystości.

Ewolucja kartki papieru

Jednym z zadań systemu (którego nazwa pochodzi od połączenia słów „quality” i „security”) jest wspieranie działań serwisu firmy Klueh oraz stanowienie alternatywy dla szeroko rozpowszechnionej „papierologii”. Zasady funkcjonowania takich działań można zaobserwować choćby w galeriach handlowych czy stacjach benzynowych, gdzie w toaletach widnieją kartki mające potwierdzać wykonanie usługi sprzątania. Chcąc zweryfikować prawdziwość tak zebranych informacji, dociekliwy klient zmuszony jest do ciągłego, osobistego monitorowania stanu pomieszczenia. Odpowiedź na zwiększenie jego komfortu i wyeliminowanie podobnych działań stanowi właśnie proponowany system Qusec. Aby umożliwić jego efektywne funkcjonowanie, w wybranych obszarach umieszczane są naklejki z kodami NFC (Near Field Communication). Pracownik firmy Klueh skanuje wybrany kod, automatycznie otrzymuje informacje o pomieszczeniu, w jakim aktualnie się znajduje, a także ilości i specyfice zadań do wykonania. Jednocześnie dane o jego obecności przesyłane są do serwera. Co warte podkreślenia, klient dysponuje specjalną aplikacją, która po zeskanowaniu informuje go o wykonanych ostatnio sprzątaniach, a także o planowanym następnym. Pozwala to na eliminację niedomówień i wątpliwości dotyczących czystości monitorowanego pomieszczenia oraz brak, wspomnianych wcześniej, papierowych potwierdzeń wykonania powierzonych zadań. Dodatkowo pracownik, w przypadku niepojawienia się w pomieszczeniu o konkretnej godzinie, otrzymuje stosowny monit wyświetlany w telefonie. Otrzymuje wówczas określoną ilość czasu (5–10 minut), aby pojawić się w zaplanowanym miejscu. Jeżeli tego nie zrobi, informację o niewykonaniu zadania na czas otrzymuje jego bezpośredni przełożony.

Technologia wymiernych korzyści

Jeden z efektów działania systemu Qusec to wzmocnienie nadzoru na obiektach rozproszonych. Sytuacja dotyczy np. biurowców, gdzie wyznaczenie kierownika do nadzoru jednego czy dwóch pracowników jest po prostu nieuzasadnione operacyjnie i biznesowo. W takim przypadku z pomocą przychodzi właśnie technologia Qusec umożliwiająca kontrolę działań pracownika i szybką reakcję w przypadku ewentualnych komplikacji. System umożliwia zatem: potwierdzenie realizacji usługi, raportowanie do klienta oraz komunikację w zakresie realizacji określonych usług. Wymienione elementy składają się na podstawowy moduł oferowanego rozwiązania.

Jeżeli chodzi o kwestię danych, generowane w przedstawiony sposób raporty uwzględniają nie tylko te zebrane w systemie z danego dnia. Klient po zalogowaniu się ma stały dostęp do portalu, gdzie może pozyskać dane z dowolnie wybranego przez siebie okresu. Mówiąc krótko – dokonaliśmy technologicznej ewolucji kartki papieru.

Siła fuzji modułów

Na działanie systemu Qusec składają się trzy moduły. Oprócz tego już omówionego (potwierdzenie realizacji usługi, raportowanie do klienta oraz komunikację w zakresie realizacji określonych usług) zakres działania technologii dotyczy również m.in. instalacji czujników ruchu rejestrujących liczbę osób, które weszły do kontrolowanego pomieszczenia (np. toalety). Celem takiego działania jest finalnie optymalizacja kosztów poniesionych przez zleceniobiorcę w zakresie właśnie usług sprzątania. Szczególnie w trwających obecnie czasach pandemii, natężenie ruchu w budynkach bywa niejednostajne (choćby przez różne tryby pracy), a co za tym idzie, zmienia się potrzeba natężenia wykonywania pewnych usług. Posługując się przykładem – toaleta w godzinach analogicznych jednego dnia odwiedzana przez kilkudziesięciu, a drugiego już kilkuset klientów wymaga różnego nakładu pracy osób sprzątających. Precyzyjny pomiar liczby odwiedzających pozwala na dokładne wyliczenie potrzeb operacyjnych, co jednocześnie przekłada się na zmniejszenie kosztów, jakie klient płaci za wykonanie usługi. W tym przypadku serwis pojawia się po przekroczeniu określonej liczby odwiedzających, np. 50 osobach, co powoduje, że poniesione koszty obsługi zależą od faktycznych potrzeb danego pomieszczenia. Koszty, jakie klient ponosi, są tak naprawdę optymalne do potrzeb.

Trzeci moduł funkcjonowania systemu oparty został na wykorzystaniu tabletów. Funkcję tę wykorzystuje się głównie w biurowcach, ze względu na niższą niż np. w galeriach handlowych potencjalną możliwość uszkodzenia sprzętu (choć finalnie ostateczna decyzja zawsze leży po stronie klienta). W pomieszczeniach instaluje się wówczas właśnie tablety stanowiące nośnik informacji. Użytkownik ma możliwość zgłoszenia np. rozlania kawy, wymiany żarówki, braku jakichkolwiek produktów czy innych zdarzeń wpływających na zaburzenie komfortu pracy za pomocą urządzenia. Odebrana informacja przekazywana jest bezpośrednio do odpowiedzialnego za stan jakościowy pomieszczenia pracownika, który ma możliwość szybkiej interwencji w precyzyjnie wyznaczonym miejscu. Zoptymalizowane w taki sposób za pomocą systemu działanie w wielu przypadkach znacznie pomaga skrócić czas finalizacji wykonania usługi. Frekwencyjność aktywności stanowi dla klienta dodatkowo ważną informację, jeśli chodzi o dostosowanie parametrów sprzętu znajdujących się w pomieszczeniu (np. ilość zgłoszonych do systemu powiadomień o braku kawy może świadczyć o realnie większym zapotrzebowaniu niż to, które jest w stanie zaspokoić aktualnie funkcjonujące urządzenie). System stanowi zatem świetne źródło informacji o tym, jak żyje obiekt, oraz znacząco skraca czas reakcji na potrzeby użytkowników.

Wypełnić lukę w potrzebach

Przed dalszym omówieniem szczegółowych zasad działania systemu warto zaznaczyć, że termin „klient” dotyczy de facto klientów na trzech poziomach – tych bezpośrednio związanych z Klueh, pracowników zatrudnianych przez głównego zleceniobiorcę, a także użytkowników, czyli np. klientów odwiedzających galerię handlową, stanowiących stronę opiniotwórczą. W ostatecznym rozrachunku to właśnie oni są papierkiem 

lakmusowym faktycznego działania systemu.

Reakcja na nowoczesność

Klienci przy początkowym zetknięciu się z propozycją wdrożenia systemu odczuwają lekki opór spowodowany brakiem wiary efektywnego monitorowania działań serwisu bez pomocy kartki. Obawy klientów rozwiewa jednak zapoznanie się z funkcjonowaniem opisanej już aplikacji oraz twarde dane na serwerach. Każdy z naszych klientów, u którego wdrożyliśmy rozwiązanie, nie wyobraża sobie teraz powrotu do papierowych rozwiązań.

Optymalizacja procesów w najczystszej postaci

Tak w jednym zdaniu można podsumować ogólne działania systemu. Qusec stanowi bowiem gwarant bezpieczeństwa, dostarcza danych pozwalających na monitorowanie sytuacji w czasie rzeczywistym, a także historycznego przebiegu aktywności. Poza tym pozwala na kompleksowe wdrożenie trzech usprawniających działanie modułów. Zastosowanie tak nowoczesnego rozwiązania sprawia, że usługi czystości w łatwy sposób można poddać analizie i dostosować do rzeczywistych potrzeb, a także zoptymalizować jej koszty. System Qusec znajduje coraz większe uznanie w oczach klientów i wspiera usługę realizowaną na ponad 250 tys. m2 powierzchni.

Optymalizacja procesów w najczystszej postaci

Tak w jednym zdaniu można podsumować ogólne działania systemu. Qusec stanowi bowiem gwarant bezpieczeństwa, dostarcza danych pozwalających na monitorowanie sytuacji w czasie rzeczywistym, a także historycznego przebiegu aktywności. Poza tym pozwala na kompleksowe wdrożenie trzech usprawniających działanie modułów. Zastosowanie tak nowoczesnego rozwiązania sprawia, że usługi czystości w łatwy sposób można poddać analizie i dostosować do rzeczywistych potrzeb, a także zoptymalizować jej koszty. System Qusec znajduje coraz większe uznanie w oczach klientów i wspiera usługę realizowaną na ponad 250 tys. m2 powierzchni.

Klüh Polska – jedna z wiodących firm świadczących usługi w zakresie Facility Management, w Polsce działająca na terenie Wrocławia, Łodzi, Poznania i Warszawy.

Więcej informacji o firmie i szczegółów dotyczących aplikacji Qusec na stronie: qusec.pl

Źródło publikacji i grafiki: Magazyn "Obiekty" wydanie 10/2023: Technologia w służbie usług sprzątania

Krzysztof Patroniak

Wiceprezes Zarządu ds. Operacyjnych/ Dyrektor Zarządzający w Klüh Facility Services Sp. z o.o.

Krzysztof Patroniak odpowiada w Klüh Facility Services Sp. z o.o. za realizację usług i rozwój portfela klientówBezpośrednio odpowiada za wdrażanie nowych technologii wspierających działania struktur operacyjnych Klueh, jak również optymalizację procesów wewnętrznych firmy. Zanim dołączył do zespołu Klueh, zdobywał doświadczenia w firmach usługowych z branży FM i Security, gdzie pełnił funkcje managerskie w obszarze operacji i sprzedaży.